VSHR Pro Academy | Training 4.0 - Xung đột nội bộ: Hướng giải quyết hiệu quả để không cản trở năng suất của cả đội nhóm

Xung đột nội bộ - câu chuyện muôn thuở chốn công sở mà bất kỳ doanh nghiệp nào cũng phải đối mặt, minh chứng là theo nghiên cứu của CPP, có đến 85% nhân viên ở mọi cấp độ đều trải qua xung đột nội bộ. Các vấn đề xung đột nội bộ giữa người quản lý và nhân viên hoặc giữa nhân viên và nhân viên thường xuất phát từ 4 mâu thuẫn chính sau đây:
- Xung đột dựa trên nhiệm vụ: nghĩa là nhiệm vụ sẽ bị xung đột nếu một trong các thành viên trong nhóm làm trễ tiến độ. Giả sử trường hợp các nhân viên thu thập dữ liệu khảo sát trễ hạn sẽ ảnh hưởng đến nhân viên phân tích dữ liệu và lập báo cáo thống kê cũng sẽ bị dời hạn theo. Để tránh xung đột này, cần phân chia nhiệm vụ các thành viên trong nhóm một cách rõ ràng, có người giám sát và hệ thống phần mềm hỗ trợ theo dõi cũng như đốc thúc tiến độ làm việc của nhân viên.
- Xung đột về phong cách lãnh đạo: tùy thuộc vào văn hóa làm việc và tính cách các thành viên trong đội nhóm sẽ có những phong cách lãnh đạo tương ứng khác nhau. Ví dụ trường hợp các thành viên trong đội nhóm hoạt động ở lĩnh vực giải trí sáng tạo thì phong cách lãnh đạo độc đoán sẽ dễ gây nên sự bất mãn giữa nhân viên với sếp. Thay vào đó, phong cách lãnh đạo dân chủ cởi mở tiếp nhận ý kiến mọi người sẽ phù hợp hơn.
- Xung đột về phong cách làm việc: mỗi cá thể khác nhau sẽ có cách tiếp cận hoàn thành nhiệm vụ khác nhau. Có người sẽ yêu thích tác phong làm việc nhanh gọn lẹ, có người lại đề cao tác phong làm việc chậm rãi, cẩn thận hơn. Hoặc có người chỉ cần hướng dẫn sơ qua và tự tìm hiểu cách thực hiện, nhưng cũng có người cần sự chỉ dẫn từng bước rõ ràng thì mới thực hiện được công việc. Chính vì vậy, cách để giải quyết xung đột này là nhà lãnh đạo cần quan sát, hiểu rõ phong cách làm việc của mỗi thành viên trong đội nhóm để có cách tương tác, hỗ trợ tương ứng.
- Xung đột về tính cách: sự khác biệt về tính cách giữa các thành viên trong nhóm là điều chắc chắn sẽ gặp phải. Để dung hòa được sự khác biệt này, cần các thành viên phải có sự thấu hiểu cho tính cách của nhau. Bởi trên thực tế, có đến 49% nhân viên coi xung đột giữa tính cách hoặc “cái tôi” là nguyên nhân hàng đầu dẫn đến xung đột tại nơi làm việc (Gitnux, 2023). Vì vậy, đối với những người có cái tôi quá cao cần suy xét hạn chế điều này trong tập thể để có cái nhìn khách quan hơn về quan điểm của người khác. 

Đối với những xung đột vừa kể trên, nếu không được giải quyết kịp thời sẽ làm giảm 22% hiệu suất so với môi trường làm việc không thường xuyên xảy ra xung đột (Gitnux, 2023). Có thể thấy, để tránh tác động tiêu cực này, nhà lãnh đạo, cụ thể hơn là cấp quản lý trực tiếp đóng vai trò quan trọng lên đến 75% trong việc quản lý xung đột hiệu quả (ZipDo, 2023). Như vậy, một số bước để nâng cao kỹ năng giải quyết xung đột cho nhà quản lý trực tiếp gồm:
- Bước 1: Giữ bình tĩnh 
Trong những tình huống căng thẳng của xung đột nội bộ, trước khi lên tiếng giải quyết mâu thuẫn, nhà lãnh đạo cần bình tĩnh quan sát tình huống sự việc. Việc quan sát này sẽ giúp ích cho các nhà lãnh đạo suy ngẫm xem nguồn cơn chính gây nên xung đột và định hướng khắc phục đề xuất.
- Bước 2: Tạo không gian và thời gian thích hợp để giải quyết xung đột
Khi cuộc xung đột bớt căng thẳng, nhà lãnh đạo sẽ chủ động tạo cuộc hẹn riêng tư giữa các nhóm thành viên đang gặp xung đột với nhau. Sau đó, nhà lãnh đạo sẽ chủ động lắng nghe, thu thập ý kiến từ cả hai bên, đồng thời, khuyến khích hai bên cũng nên cởi mở để chia sẻ một cách tôn trọng những vấn đề chưa hài lòng ở nhau và mong muốn cùng nhau khắc phục. Đặc biệt, trong giai đoạn này cũng nên kết hợp việc ghi chú lại những tác nhân dẫn đến xung đột nội bộ để hạn chế xung đột tiềm ẩn này trong tương lai.
- Bước 3: Chấp nhận vấn đề xung đột 
Việc người trong cuộc cũng nhận biết được rằng vấn đề đang gặp xung đột là gì sẽ giúp nâng cao tỷ lệ nhân viên tham gia đưa ra các biện pháp giải quyết xung hơn. 
- Bước 4: Lập kế hoạch giải quyết xung đột 
Kế hoạch giải quyết xung đột cần có sự đồng thuận và thỏa hiệp từ các bên tham gia. Trong đó, giải pháp cần đi kèm các hành động cụ thể nhằm giải quyết tương ứng với các tình huống mâu thuẫn vừa phát sinh và kế hoạch dự phòng cho những tình huống mâu thuẫn liên quan khác có thể xảy ra.
- Bước 5: Theo dõi tiến độ thực hiện kế hoạch giải quyết xung đột
Đặt lịch kiểm tra định kỳ hằng tuần để theo dõi mọi người có đang thực hiện đúng kế hoạch giải quyết xung đột đã cam kết từ trước hay không? Nếu có thì tiến triển hiệu quả của kế hoạch đó như thế nào, có điều gì cần cải thiện tốt hơn? Nếu không thì lý do vì sao và định hướng khắc phục là gì? 

Trên đây là những cách hỗ trợ nhà lãnh đạo nâng cao kỹ năng giải quyết xung đột. Trong một số trường hợp nếu xung đột diễn ra quá căng thẳng và các biện pháp đưa ra đều không khả thi thì cần tham vấn thêm bộ phận nhân sự, các chuyên gia hòa giải hoặc các cấp lãnh đạo cao hơn trong công ty.

- Có điều gì ở hiệu suất đội nhóm mà các cấp lãnh đạo, quản lý trong doanh nghiệp cần cải thiện?
→ Làm bài test để nhân ngay kết quả phân tích kỹ năng cần cải thiện:  
https://proacademy.involve.me/how-productive-is-your-team  

                       Training 4.0                          People Empowerment                             RPO
                         Pro EduX                                      HR Audit                               Train The Trainers
           Future Leadership Program    Workforce Competency Center        Pro Career Coaching