VSHR Pro Academy | Training 4.0 - Xác định rõ sự ưu tiên giúp nhà lãnh đạo tìm kiếm sự cân bằng và hiệu quả trong công việc

Bạn đã bao giờ rơi vào tình trạng phải giải quyết rất nhiều việc trong một ngày nhưng kết quả nhận lại vẫn không đạt hiệu quả so với mục tiêu ban đầu? Nếu bạn đang gặp vướng mắc trên thì hãy đi tìm lời giải thông qua ma trận quản lý thời gian Eisenhower (còn gọi là ma trận ưu tiên Eisenhower). Ông Dwight D. Eisenhower - cựu tổng thống Hoa Kỳ cũng là người sáng lập ma trận này đã từng có một phát biểu kinh điển: “Những gì quan trọng thì hiếm khi khẩn cấp và những gì khẩn cấp thì hiếm khi quan trọng”. Câu nói này một lần nữa khẳng định cần phân biệt rõ ràng giữa “khẩn cấp” và “quan trọng”:
- Khẩn cấp: là những việc có thời hạn ngắn, thường gây sự chú ý tức thì và cần hoàn thành kịp thời để tránh gây hậu quả về sau. 
- Quan trọng: là những công việc hướng đến các giá trị và mục tiêu dài hạn cho cá nhân. Các mục tiêu này liên quan đến phát triển bản thân, sự nghiệp, xây dựng các mối quan hệ,...

Như vậy, dựa vào hai tiêu chí vừa mới giải thích, ma trận này sẽ được thiết lập trên hai trục về mức độ khẩn cấp và mức độ quan trọng với 4 ô cụ thể gồm:
(1) Khẩn cấp và quan trọng 
(2) Không khẩn cấp và quan trọng 
(3) Khẩn cấp và không quan trọng 
(4) Không khẩn cấp và không quan trọng

Đầu tiên, đến với góc phần tư thứ nhất “Khẩn cấp và quan trọng” đi kèm với hành động “thực hiện ngay” để không ảnh hưởng đến mục tiêu dài hạn. Các vấn đề cần giải quyết ngay lập tức trong đây có thể là cuộc họp khẩn cấp, bản báo cáo cần nộp trong ngày, email cơ hội kinh doanh mới cần hành động ngay,... Các công việc khẩn cấp này cần được tập trung hoàn thành sớm nhất có thể. Điển hình, trường hợp bản báo cáo cần nộp trong ngày, thay vì chờ đến gần sát hạn nộp mới làm thì nên tranh thủ làm ngay từ sớm để tập trung thời gian thực hiện việc quan trọng khác. 

Đến với góc phần tư thứ hai “Không khẩn cấp và quan trọng” đi kèm với hành động “lên lịch thực hiện rõ ràng”. Bởi trong góc phần tư này sẽ tập trung vào các công việc không có thời hạn quá cấp bách nhưng những nhiệm vụ này lại đóng góp giá trị to lớn cho mục tiêu cá nhân đặt ra, vì vậy, cần phải thiết lập thời hạn cụ thể rõ ràng và đặt ra nguyên tắc kỷ luật bản thân cần tuân theo. Theo nhà tư tưởng kinh doanh Stephen R. Covey đã từng đề cập trong cuốn sách The 7 Habits of Highly Effective People (7 thói quen của người làm việc hiệu quả cao), góc phần tư thứ hai này được gọi chất lượng,  mang lại lợi ích năng suất cao. Tuy nhiên, ông cho biết phần lớn mọi người chỉ dành khoảng 30.8 % thời gian ở đó. Và đây là một trong những nguyên nhân chính khiến mọi người dù làm nhiều việc nhưng vẫn không đạt được kết quả như kỳ vọng. Do đó, cần thay đổi nhận thức và tập trung thực hiện các nhiệm vụ ở góc phần tư thứ hai này để tối ưu hóa năng suất làm việc. 
Tiếp theo, đến với góc phần tư thứ ba “Khẩn cấp và không quan trọng” đi kèm với hành động “ủy thác”. Thường những việc khẩn cấp nhưng không quan trọng trong đây có thể phát sinh từ các việc nhỏ như phản hồi tin nhắn, email, cuộc gọi đến lặt vặt; những cuộc họp trao đổi ngắn; bạn bè đồng nghiệp nhờ giúp đỡ chuyện cá nhân của họ,... Đối với các công việc này, do tính chất không quan trọng, nghĩa là không tác động nhiều đến mục tiêu cá nhân dài hạn, các nhà lãnh đạo có thể cân nhắc phương án ủy thác. Ủy thác đúng lúc là khi nhà lãnh đạo cảm thấy khối lượng công việc quá tải và trong đó gồm các công việc không quan trọng, họ có thể giao nhiệm vụ cho cấp dưới xử lý và nhờ vậy hỗ trợ quản lý khối lượng công việc hiệu quả hơn.
Cuối cùng là góc phần tư thứ tư “Không khẩn cấp và không quan trọng” đi kèm với hành động “hạn chế hoặc loại bỏ”. Các hoạt động trong đây thường chỉ là lướt các trang mạng xã hội, xem phim, chơi game, tán gẫu với bạn bè,... Vì thế, lời khuyên là chỉ nên dành ra khoảng 5% thời gian cho các hoạt động này hoặc thậm chí nếu có một số thói quen như lướt web vô định hằng giờ thì nên tập loại bỏ dần để tránh lãng phí thời gian của bản thân. 
Như vậy, thông qua ma trận quản lý thời gian Eisenhower, một số điều quan trọng cần nắm rõ gồm khái niệm giữa “việc quan trọng” và “việc khẩn cấp”, mục tiêu dài hạn bản thân đặt ra và các nhiệm vụ quan trọng cần thực hiện để đạt được mục tiêu đó, xác định rõ thứ tự ưu tiên các nhiệm vụ, thường xuyên theo dõi hiệu quả các nhiệm vụ thực hiện có tương ứng với mục tiêu dài hạn đặt ra hay không để có điều chỉnh phù hợp nhằm giúp nhà lãnh đạo nâng cao năng suất làm việc.

- Bạn có biết cấp độ về khả năng lãnh đạo của các nhà quản trị trong doanh nghiệp?
- Họ có trang bị đủ kĩ năng giúp doanh nghiệp tối ưu hoá công việc và lợi nhuận? 
→ Làm bài test để nhân ngay kết quả phân tích kỹ năng cần cải thiện:  
https://proacademy.involve.me/how-productive-is-your-team ​

                       Training 4.0                          People Empowerment                             RPO
                         Pro EduX                                      HR Audit                               Train The Trainers
           Future Leadership Program    Workforce Competency Center        Pro Career Coaching