Training 4.0 - Nhân viên xử lý hiệu quả phản hồi tích cực và tiêu cực

Nội dung phản hồi dựa trên hiệu suất làm việc của nhân viên. Và hầu hết nhân viên đều bị ảnh hưởng bởi những phản hồi hoặc khiếu nại tiêu cực từ người quản lý và bị thách thức như

Cái tôi mong manh: Phản hồi, đặc biệt nếu nó tiêu cực, có thể làm tổn thương lòng tự trọng của nhân viên và khiến họ trở nên phòng thủ.

• Truyền đạt sai: Đôi khi, phản hồi có thể không rõ ràng, dẫn đến hiểu lầm.

• Không đúng thời điểm: Phản hồi được đưa ra không đúng lúc (khi nhân viên gặp khó khăn về cảm xúc, đang thực hiện công việc khác,...) có thể không hiệu quả và có thể dẫn đến các vấn đề khác.

• Đánh giá quá chủ quan hoặc thiếu trọng tâm: Phản hồi mang tính chỉ trích về cá nhân có thể khiến bạn cảm thấy như bị tấn công, trong khi phản hồi không chi tiết có thể không cung cấp đủ hướng dẫn cụ thể để cải thiện. 
• “Vừa đấm vừa xoa": Điều này đề cập đến việc thực hành kẹp phản hồi tiêu cực vào giữa hai phần phản hồi tích cực. Mặc dù có thiện chí nhưng điều này đôi khi có thể khiến nhân viên bối rối và làm loãng thông điệp.

Nếu nhân viên xử lý phản hồi không khéo, một số tác động tiêu cực sẽ xuất hiện như:

• Hiệu quả bị suy giảm: Phản hồi tiêu cực có thể khiến nhân viên tự ái, tức giận và tự ti, sau đó làm giảm hiệu quả của họ.
• Giảm hạnh phúc và tăng sự thất vọng: Phản hồi tiêu cực có tác động nhiều hơn phản hồi tích cực. Những thất bại trong công việc làm giảm hạnh phúc nhiều hơn gấp đôi so với sự tiến bộ làm tăng hạnh phúc. Thất bại cũng làm tăng sự thất vọng gấp ba lần mức độ tiến bộ làm giảm nó.
• Quá tải thông tin: Khi mọi người nhận được phản hồi tích cực hoặc tiêu cực, điều đó có thể khiến họ quá tải với quá nhiều thông tin và khiến họ mất tập trung trong việc đưa ra những quyết định đúng đắn.

Vì vậy, để xử lý phản hồi một cách hiệu quả, chúng tôi đề xuất nhân viên nên tích cực lắng nghe, tìm kiếm sự thấu hiểu, duy trì tính chuyên nghiệp, quản lý cảm xúc của bản thân, v.v. Đặc biệt, phản hồi mang tính xây dựng có thể tác động tích cực đến sự phát triển nghề nghiệp của nhân viên và sự phát triển bền vững của công ty.

connect for customised training solution

• Lắng nghe cẩn thận phản hồi: Tương tác và tôn trọng những gì người quản lý của bạn nói bằng cách lắng nghe cẩn thận. Giữ im lặng cho đến khi người quản lý nói xong.
• Đặt câu hỏi làm rõ: Sau khi người quản lý nói xong, bạn có thể đặt một số câu hỏi để làm rõ phản hồi của họ. Bạn có thể hỏi người quản lý xem họ có thể cung cấp ví dụ cụ thể về thời gian bạn cần cải thiện hay không và cách bạn có thể cải thiện hiệu suất của mình hoặc khắc phục sự cố là gì.
• Cảm ơn người quản lý vì phản hồi của họ: Việc cung cấp phản hồi cũng khó khăn như việc nhận phản hồi. Giao tiếp bằng mắt với người quản lý của bạn và cảm ơn họ vì phản hồi, cho họ biết rằng bạn đánh giá cao việc họ đang cố gắng giúp bạn cải thiện bản thân.
• Dành thời gian để xử lý cảm xúc của bạn: Việc có phản ứng cảm xúc trước phản hồi là điều bình thường, đặc biệt nếu phản hồi đó là tiêu cực. Hãy dành chút thời gian để xử lý cảm xúc của bạn trước khi phản hồi ngược lại.
• Phân tích phản hồi: Cố gắng hiểu phản hồi từ góc độ của người quản lý và biết cách hành động theo mối quan tâm của họ.
• Thiết lập và thực hiện kế hoạch hành động: Dựa trên phản hồi, hãy lập kế hoạch hành động để cải tiến và thực hiện theo kế hoạch đó.

• Nhờ người quản lý tiếp tục hỗ trợ: Thường xuyên kiểm tra với người quản lý của bạn để xem bạn đang tiến triển như thế nào với kế hoạch hành động của mình.

Cuối cùng, phản hồi là một món quà có thể giúp bạn cải thiện kết quả và mối quan hệ của nhóm với cấp dưới trực tiếp của mình. Vì vậy, dù là tích cực hay tiêu cực, việc xử lý tốt nó là chìa khóa cho sự phát triển cá nhân và thăng tiến trong sự nghiệp.

                       Training 4.0                          People Empowerment                             RPO
                         Pro EduX                                      HR Audit                               Train The Trainers
           Future Leadership Program    Workforce Competency Center        Pro Career Coaching