Đưa lời khen một cách khéo léo

• Lời khen chất lượng: Hãy đề cập tình huống, việc làm cụ thể đã mang lại hiệu quả tích cực của họ, cũng như tác động tích cực của nó đến khách hàng, đối tác, đồng nghiệp… ra sao. Điều này cho họ thấy là bạn thật lòng khen ngợi cao đóng góp của họ.
• Nhận lời khen trực tiếp từ quản lý: vì họ thấy lời khen đó có căn cứ hơn là từ những người không thực sự liên quan.
• Đôi khi việc họ làm chưa thực sự mang lại kết quả to lớn: vì các yếu tố ngoại cảnh nằm ngoài khả năng kiểm soát của họ. Nhưng việc họ đặt ra mục tiêu, sau đó kiên trì, chăm chỉ và sáng tạo cũng xứng đáng được công nhận.

Lời khen đúng lúc đúng chỗ

• Với một số người, lời khen trước toàn tập thể có thể khiến họ không thoải mái lắm. Hãy chú ý nếu họ là những người muốn nhận lời khen trong những tình huống có tính cá nhân hơn.
• Lời khen không nhất thiết lúc nào cũng cần nói ra thành lời. Có thể là chiếc thiệp, một lời ghi nhận trong cuốn sách quà tặng có thể sẽ được nhân viên của bạn giữ hàng tháng, hàng năm.
• Bạn càng khen ngợi nhân viên kịp thời thì giá trị mà họ cảm nhận được càng cao.

Để lời khen có căn cứ và không hời hợt thì hãy suy nghĩ về các đóng góp tích cực của nhân viên như một thói quen hằng ngày.
"Hôm nay ai đã làm nhiều hơn mong đợi?" 
"Ai đã có đóng góp hữu ích?"
"Ai đã vượt lên trên chính họ?"
"Ai đã vượt xa sự mong đợi so với mọi người xung quanh?".
Và hãy trao lời khen theo cách phù hợp, có ý nghĩa nhất với họ.

Thấu hiểu mọi thông tin:

• Quá trình giao tiếp rõ ràng,  hiệu quả giúp nhân viên hiểu rõ về mục tiêu của công ty, kỳ vọng và vai trò của bản thân. Khi này động lực làm việc sẽ cao hơn so với việc không nắm rõ mọi người. Quá trình giúp nhân viên thấu hiểu cần minh bạch, kịp thời, cho phép nhân viên đặt câu hỏi, đóng góp ý kiến. Điều này giúp họ cảm thấy được xem trọng, được tham gia vào sứ mệnh của tổ chức.

Được công nhận và có phần thưởng:

• Sự công nhận có thể là lời khen trực tiếp, tiền thưởng, sự thăng tiến, hoặc thậm chí là kì nghỉ hoặc cơ hội tham gia vào các dự án đặc biệt. Khi này nhân viên cảm thấy được đánh giá cao, động lực sẽ tăng cao và làm việc hiệu quả hơn. 

Cơ hội phát triển:

• Cung cấp cơ hội cho nhân viên học hỏi và phát triển trong công việc qua chương trình đào tạo, hội thảo, sự dẫn dắt từ người có kinh nghiệm, hỗ trợ chi phí học tập,..., giúp nhân viên phát triển cá nhân và nghề nghiệp của họ. Khi này họ sẽ dễ dàng cảm thấy được quan tâm, được công ty đầu tư cho, gia tăng động lực và sự cam kết trong công việc.

Cân bằng giữa công việc và cuộc sống:

• Nhân viên làm việc quá nhiều sẽ luôn căng thẳng, khi này động lực của họ có thể giảm sút nhanh chóng. Việc khuyến khích nhân viên nghỉ ngơi thời gian ngắn (break-time), tận dụng ngày nghỉ cuối tuần và tạo ra môi trường làm việc linh hoạt cho họ có thể cân bằng cuộc sống cá nhân và công việc. Điều này giúp ngăn chặn tình trạng làm việc quá độ và thúc đẩy động lực lâu dài.

Môi trường làm việc hòa nhập:

• Một môi trường làm việc hòa nhập giúp thúc đẩy động lực bằng cách đảm bảo rằng tất cả nhân viên đều cảm thấy được đánh giá, tôn trọng, được trao quyền và được tin tưởng. Doanh  nghiệp cần thoải mái hơn trong việc trao đổi thông tin, quan điểm, tài liệu hỗ trợ giải quyết vấn đề,.... Việc đối xử công bằng cũng giúp nhà quản trị động viên nhân viên của mình.

Tóm lại, việc thúc đẩy động lực tại nơi làm việc đòi hỏi tạo ra một văn hóa ủng hộ và tích hợp, nơi nhân viên cảm thấy họ được lắng nghe, đánh giá và được công nhận cho những đóng góp của họ. Điều này yêu cầu sự kết hợp giữa giao tiếp rõ ràng, nhận biết và thưởng, cơ hội phát triển, cân bằng giữa công việc và cuộc sống.

​

1. Khuyến khích nhân viên chấp nhận rủi ro và vượt qua thất bại: Điều này giúp nhân viên không sợ thất bại và sẵn lòng thử thách bản thân.
2. Trao quyền cho nhân viên: Khi nhân viên cảm thấy họ có quyền lực trong công việc của mình, họ sẽ cảm thấy hứng thú và có động lực hơn.
3. Cung cấp cơ hội để phát triển: Nhân viên sẽ có động lực hơn khi họ biết rằng họ có cơ hội để phát triển kỹ năng và sự nghiệp của mình.
4. Công nhận thành tích của họ: Việc công nhận công việc tốt của nhân viên sẽ giúp họ cảm thấy giá trị và tăng động lực.
5. Thúc đẩy mối quan hệ tốt đẹp của nhân viên với các hoạt động xây dựng đội nhóm (team building): Điều này giúp tạo ra một môi trường làm việc tích cực, nơi mọi người cảm thấy thoải mái và hạnh phúc.

​
Việc giữ sự cân bằng giữa 2 động lực cần thực hiện liên tục, theo khảo sát, nhân viên luôn muốn được truyền cảm hứng và tạo động lực thiết thực hằng ngày. Do đó, Motivate the Team là khía cạnh mà VSHR Pro Academy xem xét đầu tư xây dựng chương trình đào tạo, thiết lập kĩ năng tạo động lực, qua đó hỗ trợ doanh nghiệp xác định và cân bằng giữa 2 loại động lực, đem lại hiệu quả thiết thực cho doanh nghiệp. 

Nội dung phản hồi dựa trên hiệu suất làm việc của nhân viên. Và hầu hết nhân viên đều bị ảnh hưởng bởi những phản hồi hoặc khiếu nại tiêu cực từ người quản lý và bị thách thức như

Cái tôi mong manh: Phản hồi, đặc biệt nếu nó tiêu cực, có thể làm tổn thương lòng tự trọng của nhân viên và khiến họ trở nên phòng thủ.

• Truyền đạt sai: Đôi khi, phản hồi có thể không rõ ràng, dẫn đến hiểu lầm.

• Không đúng thời điểm: Phản hồi được đưa ra không đúng lúc (khi nhân viên gặp khó khăn về cảm xúc, đang thực hiện công việc khác,...) có thể không hiệu quả và có thể dẫn đến các vấn đề khác.

• Đánh giá quá chủ quan hoặc thiếu trọng tâm: Phản hồi mang tính chỉ trích về cá nhân có thể khiến bạn cảm thấy như bị tấn công, trong khi phản hồi không chi tiết có thể không cung cấp đủ hướng dẫn cụ thể để cải thiện. 
• “Vừa đấm vừa xoa": Điều này đề cập đến việc thực hành kẹp phản hồi tiêu cực vào giữa hai phần phản hồi tích cực. Mặc dù có thiện chí nhưng điều này đôi khi có thể khiến nhân viên bối rối và làm loãng thông điệp.

Nếu nhân viên xử lý phản hồi không khéo, một số tác động tiêu cực sẽ xuất hiện như:

• Hiệu quả bị suy giảm: Phản hồi tiêu cực có thể khiến nhân viên tự ái, tức giận và tự ti, sau đó làm giảm hiệu quả của họ.
• Giảm hạnh phúc và tăng sự thất vọng: Phản hồi tiêu cực có tác động nhiều hơn phản hồi tích cực. Những thất bại trong công việc làm giảm hạnh phúc nhiều hơn gấp đôi so với sự tiến bộ làm tăng hạnh phúc. Thất bại cũng làm tăng sự thất vọng gấp ba lần mức độ tiến bộ làm giảm nó.
• Quá tải thông tin: Khi mọi người nhận được phản hồi tích cực hoặc tiêu cực, điều đó có thể khiến họ quá tải với quá nhiều thông tin và khiến họ mất tập trung trong việc đưa ra những quyết định đúng đắn.

Vì vậy, để xử lý phản hồi một cách hiệu quả, chúng tôi đề xuất nhân viên nên tích cực lắng nghe, tìm kiếm sự thấu hiểu, duy trì tính chuyên nghiệp, quản lý cảm xúc của bản thân, v.v. Đặc biệt, phản hồi mang tính xây dựng có thể tác động tích cực đến sự phát triển nghề nghiệp của nhân viên và sự phát triển bền vững của công ty.

​Kỹ năng 1. Nhận thức cảm xúc và tự điều chỉnh
Những người kiên cường có thể xác định trải nghiệm cảm xúc của mình và kiểm soát phản ứng cảm xúc của họ trước các sự kiện bên ngoài. Điều này liên quan chặt chẽ đến khả năng hiểu biết về cảm xúc, tức khả năng gọi tên cảm xúc bằng những từ ngữ cảm xúc cụ thể.

Kỹ năng 2. Tư duy & ứng phó linh hoạt
Khả năng phục hồi đòi hỏi tư duy linh hoạt và khả năng nhìn thấy những quan điểm khác nhau. Việc suy nghĩ linh hoạt giúp mọi người hòa hợp với những người khác, giúp các nhóm hoạt động hiệu quả hơn và giúp mọi người giải quyết vấn đề, dám thử những cách làm việc mới.

Kỹ năng 3. Tin tưởng ở bản thân
Năng lực bản thân là niềm tin của một cá nhân vào khả năng của mình để thực hiện thành công một nhiệm vụ cụ thể.
Cùng với việc thiết lập mục tiêu, sự tự tin vào năng lực bản thân là một trong những yếu tố dự đoán động lực mạnh mẽ nhất về việc một người sẽ thực hiện tốt như thế nào ở hầu hết mọi nỗ lực vì nó quyết định nỗ lực, sự kiên trì và chiến lược.

Kỹ năng 4. Kiểm soát tính thôi thúc và rèn luyện tính kiên nhẫn
Tất cả chúng ta đều có những thôi thúc muốn làm và nói điều gì đó, nhưng những thôi thúc này không phải lúc nào cũng mang lại lợi ích tốt nhất cho chúng ta hoặc giúp ích cho người khác.
Những người thiếu khả năng bản thân thường rơi vào đủ loại tình huống khó khăn.
Trở nên kiên cường không có nghĩa là bỏ qua những thôi thúc này, nhưng nó đòi hỏi bạn phải ngừng hành động theo mọi sự thôi thúc không có lợi cho bạn.

Kỹ năng 5. Sự đồng cảm
Đồng cảm là trải nghiệm hiểu được suy nghĩ, cảm xúc và điều kiện của người khác từ quan điểm của họ chứ không phải từ quan điểm của bạn.
Bạn có thể tưởng tượng mình ở vị trí của họ để hiểu những gì họ đang cảm thấy hoặc trải qua.
Sự đồng cảm hỗ trợ khả năng phục hồi bằng cách phát triển các mối quan hệ hỗ trợ mạnh mẽ.

Kỹ năng 6. Lạc quan
Những nhà lãnh đạo lạc quan có thể truyền cảm hứng hy vọng và động viên nhóm của họ trong thời gian thử thách. Họ tập trung vào những cơ hội mà sự thay đổi có thể mang lại và truyền đạt tầm nhìn tích cực cho tương lai.

Kỹ năng 7. Kết nối và vươn xa
Các nhà lãnh đạo nên nuôi dưỡng ý thức kết nối trong nhóm của họ. Điều này liên quan đến việc liên lạc thường xuyên, minh bạch và tạo ra một môi trường hỗ trợ nơi các thành viên trong nhóm có thể cộng tác và chia sẻ mối quan tâm của họ.

Kỹ năng 8. Sự quan tâm
Các nhà lãnh đạo quan tâm ưu tiên phúc lợi của các thành viên trong nhóm của họ. Họ cung cấp các nguồn lực và hỗ trợ để giúp nhân viên đối phó với sự thay đổi, đảm bảo đáp ứng các nhu cầu về thể chất và tinh thần của họ.

​1. Tháo vát: tìm ra các giải pháp sáng tạo cho những thách thức và tận dụng tối đa các nguồn lực sẵn có để thích ứng với hoàn cảnh thay đổi và tìm ra những cách thức đổi mới để đạt được mục tiêu.

2. Quyền sở hữu cao độ: chịu trách nhiệm về hiệu suất của nhóm mình, điều này thúc đẩy văn hóa trách nhiệm và quyền sở hữu giữa các thành viên trong nhóm.

3. Niềm tin: truyền cảm hứng cho sự tự tin của các thành viên trong nhóm, thúc đẩy họ phát triển vượt trội và tạo ra một môi trường làm việc tích cực khuyến khích sự đổi mới và cam kết.

4. Kiểm tra cái tôi: Những người quản lý kiểm tra cái tôi của mình sẽ cởi mở đón nhận phản hồi, sẵn sàng thừa nhận sai lầm và tập trung vào thành công chung của nhóm hơn là vinh quang cá nhân.

5. Lập kế hoạch hiệu quả: Tạo các kế hoạch rõ ràng và khả thi, đảm bảo rằng các nguồn lực được phân bổ hiệu quả và các nhóm làm việc hướng tới các mục tiêu chung.

6. Ưu tiên và Thực thi: đảm bảo các hoạt động quan trọng nhất được giải quyết trước tiên, nhằm đạt được các mục tiêu của tổ chức đúng thời gian và trong ngân sách.

7. Chỉ huy phi tập trung: liên quan đến việc trao quyền cho các thành viên trong nhóm đưa ra quyết định trong phạm vi trách nhiệm của họ, dẫn đến giải quyết vấn đề nhanh hơn và cải thiện khả năng thích ứng.

8. Che chở và di chuyển: các nhà quản lý nên hỗ trợ lẫn nhau và hỗ trợ các nhóm để đạt được các mục tiêu chung.

Những kỹ năng này rất có giá trị đối với các nhà quản lý và quản lý cấp cao vì chúng góp phần vào việc lãnh đạo, giải quyết vấn đề và ra quyết định hiệu quả trong các môi trường tổ chức khác nhau.

​                       Training 4.0                          People Empowerment                             RPO
                         Pro EduX                                      HR Audit                               Train The Trainers
           Future Leadership Program    Workforce Competency Center        Pro Career Coaching

​                       Training 4.0                          People Empowerment                             RPO
                         Pro EduX                                      HR Audit                               Train The Trainers
           Future Leadership Program    Workforce Competency Center        Pro Career Coaching